Reuniones que funcionan
A día de hoy tener reuniones que funcionan, en el entorno empresarial es muy importante para poder hacer un buen uso del tiempo que tenemos para esa reunión.
Hay muchas reuniones a nivel interno, que si no se realizan con un mínimo de medidas, podemos caer en lo que se puede llamar una reunión poco eficiente.
Este tipo de reuniones podemos perfectamente evitarlas, y saldremos ganando tiempo para realizar otras cosas que tienen una importancia mayor.
¿Qué es una reunión positiva?
Una reunión positiva, es la que se pueden sacar conclusiones claras. También se crea un listado de acciones y responsabilidades para que funcione un proyecto en el que se trabaja de forma conjunta entre por ejemplo distintos departamentos de una organización.
Con el listado de acciones, también se suelen definir los plazos de tiempo en el que se volverán a reunir para ver la evolución de todas las acciones acordadas.
Este tipo de reuniones que funcionan, llegan a ser muy efectivas porque se llega a trabajar de forma colaborativa entre diferentes personas y departamentos, sin perder nada más que el tiempo de la reunión para organizarse.
¿Cuándo es positivo hacer una reunión?
Una reunión se debe de hacer cuando no haya otra forma de avanzar, si no se llega a reunirse para charlar y acordar diferentes puntos.
Hay que pensar que el tiempo que utilizan todos los integrantes de la reunión en reunirse, cuesta dinero a la empresa y no se llega a recuperar salvo que la reunión haya servido para algo.
¿Dónde es más eficaz reunirse?
Lo mejor es hacer la reunión en el edificio donde se tengan que trasladar menos personas.
Hay que tener en cuenta que se debe tardar el menor tiempo posible, para que las pérdidas sean las menores.
¿Por qué debemos tener claro las cosas antes de la reunión?
Si no tenemos los objetivos claros, podemos caer en la desviación del tema principal, y al final resultar en que no se llega a tratar el tema por el que se reunieron inicialmente.
Esto puede derivar en una reunión que ha sido una pérdida de tiempo, y son estas las que hay que evitar siempre.
¿Cómo preparar la reunión?
Entre todas las cosas que hay que preguntarse antes de convocar una reunión, es ¿debemos reunirnos?, ¿es necesario?.
Una vez tengamos claro que es muy importante poder avanzar de esta forma, hay que marcar bien los objetivos de la reunión. Esto hará que no exista la forma de desviarse, y tener claro el camino que debe de llevar toda la reunión.
Enviar la convocatoria antes de la reunión
Todos lo integrantes de la reunión tienen que tener claro porque se les convoca, para que, fecha y hora de la reunión y de que cosas se van a hablar.
Es muy importante que cuando se acude a una reunión, se tenga puntualidad para no perder nada más que el tiempo necesario de esta forma se realizan reuniones que funcionan. También ayuda mucho que viendo los puntos de la reunión cada asistente lleve preparado el tema de la convocatoria.
De esta forma la reunión no se alargará demasiado tiempo, lo mejor es que no dure más de 15 o 20 minutos, esto asegura que cada uno va a lo que va.
Hay que intentar siempre ser colaborativo con las otras personas, e intentar siempre acordar formas de trabajo que ayuden al buen funcionamiento de una empresa.
Fuente: www.capitalhumano.com.co
Foto: Pixabay
Autor: Juan Martin
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